POLÍTICAS DE privacidad Y tratamiento de datos personales

La Constitución Política de Colombia consagra el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que exista sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas. En referencia a esto PrismaTech EMS S.A.S identificada con Nit: 901520236-0 dando cumplimiento a la ley 1581 de 1012 en su u decreto reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto único 1074 de 2015 Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás normas concordantes y complementarias previstas en la Constitución Política de Colombia en la que se manifiesta la debida normatividad en cuanto al Tratamiento y Protección de Datos Personales. PrismaTech EMS S.A.S como representante de la compañía Prisma Therapy está comprometida con el cumplimiento de la regulación en materia de protección de Datos Personales y con el respeto de los derechos de los Titulares de la información. Por esta razón, adopta la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, nos adherimos a esta política rigurosamente para darle cumplimiento obligatorio por parte de sus administradores, empleados y los terceros con quien éste se relacione contractual o comercialmente la marca. 

Objetivo: mediante la presente política garantizamos los derechos que en virtud de la ley de la Constitución tienen los Titulares de los Datos Personales e identificar las finalidades para las que serán tratados los Datos Personales a lo que se adquieren obligaciones por parte PrismaTech EMS S.A.S como responsable, los canales de atención de consultas y reclamos, los diferentes procesos para cada uno y la vigencia de las bases de datos.

Aplicación: con relación a la política previamente expuesta PrismaTech se compromete a cumplirla a cabalidad protegiendo la información que contiene todas las bases de dos administradas por la empresa, así como las de aquellas que se encuentren en poder de los encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de PrismaTech S.A.S, con las limitaciones y restricciones que la propia Ley establece, siempre y cuando no sea información pública. Será también aplicable esta política cuando PrismaTech S.A.S actúe en calidad de encargado. En el tratamiento de datos que exponemos en el siguiente documento PrismaTech S.A.S garantiza que se aplican a todos los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, en especial la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Principio de la legalidad en materia de Tratamiento de datos: el tratamiento de datos es una actividad regulada, la cual debe estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que la rigen.

Principio de finalidad: los datos que se soliciten y que se encuentren bajo custodia de PrismaTech S.A.S como representante de Prisma Therapy deben ser informados con antelación al respectivo titular de los datos personales

Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta al tratamiento de datos debe ser completa, legítima, corroborable y entendible. Queda totalmente prohibido los datos incompletos, erróneos o tergiversados.

Principio de transparencia: Prisma TechEMS S.A.S autoriza al Titular su derecho de obtener cualquier tipo de información, realizar cambios acerca de cualquier información personal que sea de su interés.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales es una actividad sujeta a los límites que se derivan de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución Política de Colombia. Con relación a esto, el tratamiento de datos será de acceso exclusivo del titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, con excepciones puntuales, como aquellos que son públicos o los que requieren de manera técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos, PrismaTech EMS S.A.S servirá de mediador.

Principio de seguridad: los datos personales se encuentran bajo la responsabilidad de PrismaTech EMS S.A.S, por esta razón se deberán manejar con todas las medidas técnicas, administrativas y humanas correspondientes para garantizar su seguridad, evitando de esta manera, las posibles suplantaciones, fraudes, pérdidas o acceso no autorizado.

Principio de confidencialidad: todas las personas con autorización para acceder a cualquier tipo de información encargados de administrar, manejar o actualizar cualquier tipo de información que se encuentre en bases de datos, están obligados a garantizar completa confidencialidad, salvo cuando se encuentre en un contexto de ordenamiento por parte de la ley de protección de datos.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los mismos, de las disposiciones de ley y la Constitución. En este sentido, su tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. PrismaTech EMS S.A.S en su relacionamiento con terceros, es decir, sus clientes, empleados y proveedores, se encuentra en disposición de recaudar constantemente datos para fines laborales, en este sentido, el titular autoriza a PrismaTech EMS S.A.S para que se haga uso de los datos suministrados en formularios, documentos de registro, información para segmentación de mercado, correos electrónicos, entre otros. Situaciones que se adhieren de la misma forma a unos fines comunes.

Tipo de datos personales suministrados

La Compañía podrá pedir expresamente a los titulares o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir las finalidades de las bases de datos, los cuales son -entre otros- los siguientes: Nombre y apellidos; Nacionalidad; Estado civil; Número de identificación; Ciudad de residencia; Libreta militar; Fecha y lugar de nacimiento; Dirección de correspondencia y/o residencia y/o de facturación; Teléfono de contacto; Correo electrónico; Referencias de cualquier naturaleza; Antecedentes comerciales o información biográfica, financiera, judicial, disciplinaria y familiar, y la relacionada con otras compañías o con entidades públicas; Fotografías recientes; Sexo; Género identitario; Datos de medios transaccionales tales como tarjetas de crédito o cuentas bancarias, únicamente para efectos de realizar los cobros por los Servicios o Productos ofrecidos a través de la Plataforma, o para poner a disposición de los usuarios de la Plataforma medios transaccionales; Autorizaciones para desarrollar actividades relacionadas con los servicios o productos ofrecidos en la Plataforma; Historial de compras; Historial de casos abiertos con servicio al cliente; Contenido favorito; Historial de preguntas a expertos en el sitio web; Historial crediticio y capacidad de pago; Permisos y autorizaciones requeridos para proveer servicios o enajenar productos; Razón o denominación social de la empresa con la que se encuentra vinculado; Identificación tributaria; Datos sobre la salud mental o física; Lugar de trabajo cargo o profesión del cónyuge o compañero permanente de empleados y contratistas y de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil; Cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas; Cualquier otro dato relevante para la prestación de los Servicios o enajenación de productos que ofrece la compañía.

Fines

  • Gestión de trámites como son inscripciones, quejas, solicitudes, reclamos o cualquier otro tipo de procedimientos administrativos como el envío de cuentas de cobro, cotizaciones, requerimientos y todo tipo de documento que sea solicitado para cumplir a cabalidad con todos los procesos al interior de la empresa.
  • Inscripciones, bonos y códigos de descuento, ofertas, lanzamientos y notificaciones de actividades y eventos.
  • Gestión de la seguridad de empleados, bienes y activos cuya información se encuentre en custodia de PrismaTech EMS S.A.S como representante de Prisma Therapy
  • Desarrollo de las relaciones contractuales, comerciales, laborales o de otra índole que se tenga con terceros
  • Velar por el cumplimiento de las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que lo requieran.
  • Gestión de contratos en los que se incluya PrismaTech EMS S.A.S
  • Prisma Therapy bajo la representación de PrismaTech, tendrá la facultad de registrar los patrones de compra e información suministrada por sus clientes para fines netamente corporativos, segmentación del mercado, estrategia de marketing y digitación estadística, entre ellas los patrones de compra en nuestro sitio web, los enlaces seleccionados, los caracteres de búsqueda y cualquier otro tipo de acción que se realice en la navegación de nuestro sitio web.
  • Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, copiar, fijar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la Ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al inscribirse en el portal y aceptar la recolección y tratamiento de los datos.
  • Compartir la información necesaria con los distribuidores, empresas o terceros afiliados por contrato, prestación de servicios o relacionamiento comercial con PrismaTech EMS S.A.S
  • Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al inscribirse en el portal y aceptar la recolección y tratamiento de los datos. Objetivos para el tratamiento de datos El tratamiento de datos de nuestros clientes se hará bajo los siguientes designios:
  • Envío de información por cualquier medio activo o por activarse (correo electrónico, medios digitales, SMS, llamadas telefónicas, conversaciones presenciales, acerca de eventos, campañas, información de productos, lanzamientos, relacionamiento comercial o actividad empresarial.
  • Inscripción a programas que incentiven la fidelización con la marca y los productos
  • Información compartida con los distribuidores relacionada con los productos
  • Fines relacionados con la actividad comercial
  • Analizar preferencias, referenciar actitudes de compra, visualizar intenciones de compra
  • Determinar cuales son las preferencias de los consumidores El tratamiento de datos de nuestros empleados se hará bajo los siguientes designios:
  • Procesos de selección con futuros aspirantes para hacer parte de nuestro equipo de trabajo, verificación de referencias laborales, corroboración de la información acerca del titular que se encuentre almacenada en bases de datos, antecedentes judiciales y corroboración de información en centrales de riesgo.
  • Prisma Therapy podrá tratar los Datos Personales de sus empleados, de sus contratistas, a través del monitoreo de las herramientas de trabajo y recursos tecnológicos suministrados por PrismaTech EMS S.A.S, incluidos, pero sin limitarse al monitoreo de computadores, cuentas de correo electrónico, mensajes de datos, teléfonos fijos o móviles.
  • Procesos de contratación e información requerida para vinculación al Sistema de Seguridad Social Integrada
  • Gestión de las incapacidades médicas de los empleados y manejo de accidentes y enfermedades laborales
  • Actividades relacionadas con la potestad sancionatoria del empleador
  • Cumplimiento del contrato establecido con el empleado por parte del empleador como el pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones estipuladas en el contrato preestablecido El tratamiento de datos de nuestros proveedores autorizados se hará bajo los siguientes designios:
  • Procesos de selección y contratación de proveedores
  • Verificación de pagos y cuentas por saldar
  • Verificación del cumplimiento de todas las obligaciones preestablecidas al momento de la celebración del contrato
  • Presentación de invitaciones, ofertas designadas por la empresa y posibles cotizaciones

Limitaciones temporales al Tratamiento de Datos

La Compañía solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, La Compañía deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Derechos de los titulares de los datos

Prisma TechEMS S.A.S como representante de Prisma Therapy vela por proteger los derechos de los titulares de los datos personales, nos acogemos a todo lo que estipula la ley y hacemos énfasis especial en los siguientes parámetros:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por la Compañía, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del responsable o Encargado.
  • Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  • Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales de las bases de datos

Nuestras obligaciones

Prisma Therapy representado legalmente por PrismaTech EMS S.A.S comprende y reconoce que los datos personales son de propiedad exclusiva de los titulares de los mismos, y es por esta razón que los titulares serán las únicas personas con la potestad de decidir sobre estos. Comprendiendo y garantizando la protección de estos PrismaTech EMS S.A.S, se adhiere a la ley y a los siguientes parámetros como garantía de la protección de todos los datos personales.

  • Darle garantía a los titulares y la potestad absoluta del ejercicio en cuanto a sus derechos
  • Buscar siempre los medios para proporcionarle la información correspondiente acerca de cualquier tipo de gestión, para poder adquirir la autorización del tratamiento por medio del titular
  • Informar de manera clara, directa y concisa a los involucrados en el tema del tratamiento, informando cual será la finalidad del tratamiento, de que manera se usarán los datos, para que propósito, por que medios, en virtud de que o de quien y es por esto que Prisma Therapy bajo la regulación de PrismaTech EMS S.A.S deberá mantener informados a los titulares el respectivo tratamiento que se solicite
  • Cada vez que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que amparan a los titulares con respecto a los datos proporcionados
  • Brindar especial seguridad a cada una de las plataformas y medios en los que se encuentren todos los datos suministrados para evitar adulteración, pérdida, fraude o acceso sin autorización
  • Informar abiertamente quienes serán las personas que estarán en calidad de responsable de los datos personales: nombre, correo electrónico, dirección y número de contacto
  • Velar porque la información suministrada sea verificable, real, exacta, autorizada, real y comprensible
  • Garantizar en todo momento al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en el presente manual.
  • Actualizar de manera oportuna la información, para darle cumplimiento a este parámetro es importante informar previamente al encargado del tratamiento para que las novedades sean rectificadas y la información se mantenga actualizada
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y remitir la información al encargado del tratamiento
  • Velar porque el encargado del tratamiento respete todos los parámetros de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.

Tratamiento de los datos personales sensibles

De acuerdo con la ley 1581 de 2012 son datos personales sensibles “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.” Dentro de ellos se encuentran reconocidos también los datos de los menores de edad. Con relación a lo anterior, Prisma Therapy marca amparada por PrismaTech tratará este tipo de datos en la diferentes relaciones laborales con sus empleados y candidatos en procesos de selección , en especial los que tienen alguna relación con la salud, los cuales serán tratados con especial seguridad y se deberá advertir al titular con antelación en caso de ser requeridos y de esta misma forma se le será advertido que está en todo el derecho de abstenerse de responder las preguntas que conlleven a contenido sensible.

Tratamiento de los datos personales de menores de edad

En PrismaTech EMS S.A.S hacemos todo lo posible por no acceder a datos personales de menores edad, en caso de que la persona tenga menos de 18 años, sus datos solo podrán ingresar a nuestros sistemas de recepción de información como bases de datos, con el consentimiento exclusivo del representante legal del menor de edad. Esta clausula se rige bajo la legalidad y el cumplimiento del artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, el cual tiene como finalidad los siguientes parámetros y requisitos: 1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales Al ser cumplidos los dos parámetros mencionados, el representante legal del menor de edad deberá otorgarle al menor el derecho de compartir su opinión, la cual será tomada en cuenta teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entendimiento. Como empresa, nos adherimos a todas las legalidades correspondientes y estipuladas en la Corte Constitucional Colombiana, la cual menciona que los datos personales de los menores de 18 años pueden ser tratados, siempre y cuando se protejan sus derechos fundamentales, es por esta razón que toda la información que se comparta con PrismaTech EMS S.A.S y pertenezca a un menor de edad debe ser abalada y autorizada expresamente por su representante legal. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario. De esta misma forma, La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario.

DEFINICIONES IMPORTANTES:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Datos del responsable del Tratamiento

Razón social: Prisma Tech EMS S.A.S

NIT: 901520236-0

Dirección: Cll 78 Cr 52 D 136

Correo Electrónico: contabilidad@pwems.com.co

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